Je to tady! S ne zrovna malým zpožděním jsme se dočkali implementace směrnice Evropské unie řešící ochranu oznamovatelů. Zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů je již platný. Na nic nečekejte, účinnosti nabývá 1. 8. 2023.
Zákon o ochraně oznamovatelů
Předně je potřeba zdůraznit, že se jedná o první komplexní zákonnou úpravu ochrany oznamovatelů v České republice. Nově tak máme možnost oznámit protiprávní chování organizace, aniž bychom byli vystaveni riziku sankcí (odvetných opatření) s vědomím, že naše oznámení bude řádně prošetřeno. V zahraničí se pro tento fenomén vžil název whistleblowing.
Whistleblowing lze chápat různými způsoby. My ho vnímáme jako přínosný, neboť přispívá k dodržování práv a povinností, k ochraně veřejného zájmu a zdůrazňuje, že poctivost se vyplácí.
Ve zkratce jde v zákoně o to, že stanovený okruh zaměstnavatelů (povinných subjektů) má zákonem uloženou povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého budou oznamovatelé činit oznámení. Nestranná příslušná osoba bude povinna posoudit důvodnost takového oznámení a povinnému subjektu navrhnout přijetí opatření. Povinný subjekt – zaměstnavatel je povinen zajistit, že oznamovatel nebude vystaven odvetným opatřením (v souvislosti s učiněným oznámením).
Za oznámení se považuje sdělení informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku, či porušuje právní předpis České republiky nebo Evropské unie v zákonem stanovených oblastech.
Oznámení může oznamovatel podat na osobu pro niž přímo či zprostředkovaně vykonával nebo vykonává práci či jinou obdobnou činnost nebo na osobu, se kterou byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.
Přičemž práce či jiná obdobná činnost je vymezena poměrně široce. Oznamovatelem tak může být zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, osoby samostatně výdělečně činné, společníci, osoby v řídících nebo statutárních orgánech, dobrovolníci, stážisté, osoby vykonávající činnost na základě smlouvy a další.
Důležité však je, že ochrana před odvetnými opatřeními náleží takovému oznamovateli, jehož oznámení obsahovalo údaje o jménu, příjmení a datu narození nebo jiné údaje, z nichž je možno odvodit totožnost oznamovatele. Oznámení tyto údaje obsahovat nemusí, je-li totožnost oznamovatele příslušné osobě známa.
Z toho vyplývá, že kdo podá anonymní oznámení, ochrana dle zákona se na něj nevztahuje. (Původní návrh zákona anonymní podání připouštěl.)
Za odvetné opatření se považuje jednání, které bylo vyvoláno učiněním oznámení, a které může oznamovateli způsobit újmu (rozvázání/zrušení pracovního poměru, odvolání z vedoucí pozice, snížení mzdy/platu/odměny, přeložení na jinou práci atp.). Ochrana se vztahuje i na další okruh osob, které byly oznamovateli v souvislosti s učiněním oznámení nápomocné.
Oznámení lze učinit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, a to písemně, ústně nebo na žádost oznamovatele osobně. Nezavedení vnitřního oznamovacího systému může být sankcionováno. Vnitřní oznamovací systém je potřeba implementovat do stávajícího systému řízení organizace (směrnice, pokyny, dokumentace) a má sloužit k:
- přijetí oznámení;
- zpracování a dalšímu nakládání s oznámením;
- ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob;
- ochraně informací uvedených v oznámení a k archivaci.
Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém mají povinné subjekty, mezi které mimo jiné patří zaměstnavatelé zaměstnávající nejméně 250 zaměstnanců. Ti si musí pospíšit neboť lhůta na zavedení vyprší se začátkem účinnosti zákona o ochraně oznamovatelů, tedy do 1. 8. 2023. Zaměstnavatelé kteří zaměstnávají nejméně 50 zaměstnanců (ale méně než 250) mají na zavedení termín delší, a to do 15. 12. 2023.
Povinný subjekt je povinen určit příslušnou osobu, která bude přijímat a posuzovat důvodnost oznámení a povinnému subjektu navrhovat opatření k nápravě. Rovněž povede evidenci údajů a přijatých oznámení. Při výkonu funkce musí příslušná osoba zachovávat mlčenlivost, být nestranná a nesmí být ze strany povinného subjektu sankcionována. Musí se jednat o fyzickou osobu, ale může být interní nebo externí.
Příslušná osoba musí oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení do 7 dnů. Následně má 30 dnů na posouzení důvodnosti oznámení, načež by opět měla oznamovatele o výsledku posouzení vyrozumět. V případě důvodného oznámení navrhne povinnému subjektu opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Povinný subjekt o přijatých opatřeních vyrozumí příslušnou osobu a ta opět neprodleně informuje oznamovatele. Vše písemně.
Peněžité pokuty za nedodržení litery zákona mohou být v rozmezí horní hranice od 20 000 Kč do 1 000 000 Kč, přičemž sankcionován může být jak povinný subjekt, tak příslušná osoba.
by
Ochrana oznamovatelů není pouze o zavedení vnitřního oznamovacího systému a komunikačním kanálu. Nelze se zaměřit jen na způsob přijetí oznámení a následné zpracování. Spolu s aplikací umožňující příjem a evidenci oznámení vám zajistíme také implementaci procesů souvisejících s ochranou oznamovatelů, přípravu směrnice, postupů a instrukcí, které citlivě zasadíme do vašeho stávajícího systému řízení.
Nečekejte, až kauza vypluje na povrch nebo probublá do médií. Pokud má oznamovatel možnost vybrat si, raději zvolí bezpečný nástroj pro oznámení než veřejné vystoupení.
OhlasTo podporuje příjem oznámení v režimu etické linky i schránky důvěry.
Chcete-li včas zastavit skandály, předcházet soudním procesům, ušetřit zbytečné náklady, ukázat vůli problémy řešit a dostát požadavkům zákona, není nač čekat. Zaveďte vnitřní oznamovací systém již dnes.
OhlasTo vám rozpočet nenabourá a jako schránka důvěry se vyplatí, i když máte méně než 50 pracovníků.
ISO norma k whistleblowingu
Chcete-li pojmout whistleblowing opravdu komplexně a efektivně, pomůže vám norma ISO 37002:2021 Whisteblowing management systems – Guidelines.
Obdobně jako jiné normy i tato klade důraz na důkladné poznání vlastní organizace, a to procesů, produktů, organizační struktury, zákonných povinností a pod. Z úvodní analýzy pak vyplyne rozsah oznamovacího systému a požadavky na něj se zohledněním identifikace souvisejících rizik.
Aby byl oznamovací systém funkční a efektivní, je ho potřeba začlenit do vnitřních procesů, procesy nastavit a upravit vnitřní předpisy.
Norma rovněž řeší působení zaměstnance odpovědného za oznamovací systém, jakož i nastavení příjmu oznámení, evidenci, prošetřování i komunikaci s oznamovatelem.
Nezapomíná se ani na průběžné hodnocení celého systému a na nápravu případných slabin či nedostatků.
Se zavedením a nastavením procesů oznamovacího systému pro whistleblowing vám rádi pomůžeme.
- anonymní komunikace
- ochrana oznamovatelů
- oznámení online
- zabezpečená evidence
- pro školy i firmy